シンポジウム等招聘手続(教員用)

シンポジウム等での招聘の際には、担当教員による以下の手続きが必要です。

1か月前をめどに手続きをお願いします。ただし伊都地区の場合は、関係書類の学内便送付などに時間がかかりますので上記よりさらに1週間程度余裕をもってお願いします

 

ビザ(外国人のみ)

ご本人が現地領事館で行うビザ手続きに間に合うように書類を作成・送付する必要がありますので、遅れのないように注意してください

短期滞在ビザ(90日以内)が必要かどうかは国籍により異なります。外務省HP(http://www.mofa.go.jp/MOFAJ/TOKO/visa/)でご確認のうえ、必要な国の国籍を有する方についてのみ手続きをお願いします。

 

以下をご提出ください。

・必要情報(Word

・招待状・・・GCOE便箋(Word)。責任者教員の直筆サインつき。過去の記入例が必要な場合はご連絡ください。

 

旅費・謝金共通

講演会申請書(Word)・・・G-COE予算からの支出がある場合には必要です(1行事につき1枚を、行事責任者の教員が提出してください)。

 

相手先登録依頼書(PDF)・・・旅費または謝金を支給する、九大に口座未登録の日本人の方に対し、当日までに送付または提出していただくようお願いする必要があります(※拠点事務からご本人へ連絡することもできます)。

法人名ではなく、個人名の口座を記入いただいてください。「個人番号」欄は記入不要です。

 

旅費・謝金に関しては、以上に加えて、それぞれ以下の手続きが必要です。

 

旅費

外国人旅費に関しては、2週間前以降になると立替払いとなる可能性がありますので、ご注意ください。

居住地等から現地空港までの旅費も領収書があれば(鉄道は不要ですが、支給希望の事前連絡は必要です)支給することができます(領収書の提出がなく、かつ支給希望の連絡が特にない場合は、不要とみなします)。

 

以下を提出してください。

・出張依頼書(Word

・日程表(Word)・・・記入例(Word

 

ご本人には以下の証拠書類を提出していただく必要があります。ご本人には拠点事務から連絡することもできますが、証拠書類がそろわないと旅費を支給できなくなる可能性がありますので、必ずご確認のうえ、必要な場合には再連絡をお願いします

・事前にPDFかFAXで提出していただくもの(通常1か月前、立替払いの場合は2週間前まで)

  交通機関領収書(鉄道は不要)・・・中韓等は航空会社発行と代理店発行の双方

                    (中国は「International Air Passenger Transportation Receipt」が必須

・当日に提出していただくもの

  交通機関領収書(事前に送付したものと同じもののオリジナル

  往路半券(オリジナル

 

立替払いの場合は、拠点事務から通知された金額を事前にご用意ください。支払後、立替払い請求の手続きが必要です。

 

当日はご本人による書類へのサインが必要となります。

 

謝金

謝金については、注意事項(PDF)を必ず読み、支出の有無・種類・時間・金額を決定してください。

謝金支給基準等については、こちらをご覧ください(2009年4月1日より規則が改正されましたのでご注意ください)。→謝金支出基準(PDF) 参考:改正点(PDF) 参考:改正に係る取り扱いについて(PDF

 

以下を事前に拠点事務へ送付してください。

・謝金支出伺・実施完了届(Word)・・・セクションリーダー以外は記名押印不要

・略歴(Word)・・・様式に沿って作成するか、ご本人より入手してください

・証拠書類(パンフ等。ない場合は、日時・場所・参加者・講演題目等と、謝金支出の根拠となるスケジュールを明記した書類を作成してください。)

 

外国人で租税条約締結国(下記HP参照)の国籍の方については、手続きをすれば免税となります。

http://www.mof.go.jp/jouhou/syuzei/siryou/182.htm

http://www.nta.go.jp/kohyo/katsudou/report/2003/japanese/tab/tab31.htm

租税条約を適用するには、謝金支払いの前日までに税務署に以下の書類を提出する必要がありますので、拠点事務へ提出してください(ただし休日には税務署へ提出できませんのでご注意ください)。

・様式7(PDF)正副2部・・・記入例(PDF)。必要事項(記入例項目⑤~⑪、⑮~⑱)を記入、正副ともご本人のサイン要(記入例⑱のところ)。

・パスポート全ページの写

・招聘状や契約書の写(ビザ用書類としてすでに提出いただいている場合は結構です)

・居住者証明書(米英仏豪のみ、本人が本国で入手、発行まで相当の日数を要するので注意)

 

外国人への謝金は全て立替払いとなりますので、必要金額(税金がかかる場合は額を通知します)を事前にご用意ください。支払後、立替払請求の手続きが必要です。

 

外国人の場合、当日は領収書へのご本人によるサインが必要となります。